Beste Newsletter-Software – Kriterien für eine gute Auswahl

Es ist nicht einfach, die beste Newsletter-Software zu finden. Lassen Sie uns die wichtigsten Kriterien anschauen, um eine gute Wahl zu treffen.



In einem direkten Vergleich für empfehlenswerte Newsletter-Software habe ich die besten Tools zum E-Mail-Versand bereits vorgestellt, wer nach einer Abkürzung sucht, kann sich meine Favoriten im Detail anschauen.

Ich kann derzeit 3 gute Newsletter- und E-Mail-Marketing-Lösungen empfehlen, mit denen man alles machen kann, um professionelles Marketing zu betreiben:

  1. GetResponse (Testbericht lesen) – derzeit mein Favorit unter allen mir bekannten Tools. Es ist eine international tätige Online-Marketing-Plattform, die unter anderem sehr gute Funktionen zum E-Mail-Versand hat und ermöglicht, das Marketing sogar zu 100 % zu automatisieren.
  2. CleverReach (Testbericht lesen) – ebenfalls ein sehr guter Service zum Versenden von E-Mails. Damit kann man sogar automatisierte Prozesse erstellen, die dafür sorgen, dass Interessenten und Kunden automatisch mit Newslettern bzw. E-Mails versorgt werden.
  3. Rapidmail (Testbericht lesen) – eine sehr gute Software für den Newsletter-Versand. Guter Preis, eine einfache Benutzeroberfläche und alle wichtigen Funktionen sind inklusive, um sofort starten zu können.

Doch was sollte man bei der Auswahl einer geeigneten Software beachten und worauf sollte man achten, um mit einem Newsletter-Tool langfristig erfolgreich arbeiten zu können?

Schauen wir uns dazu die wichtigsten Auswahlkriterien einmal im Detail an.

DSGVO und Datenschutz allgemein

Als Erstes sollte man immer darauf achten, dass die Software zu 100 % DSGVO-konform ist. Wer wissen möchte, worauf man bei dieser neuen EU-weiten Grundverordnung für Datenschutz achten muss, findet auf Wikipedia alles wichtige dazu.

Nutzt man eine Software, die nicht DSGVO-konform ist, riskiert man, abgemahnt zu werden – und das kann sehr teurer werden!

Es gibt nicht wenige Newsletter-Programme, vor allem im amerikanischen Raum, die weder DSGVO-konform sind noch das Thema Datenschutz ernst nehmen, solche Lösungen sind eine tickende Zeitbombe!

Formulare mit Einwilligung

Spätestens nach dem Inkrafttreten der DSGVO, muss man von einem Interessenten noch vor der Aufnahme in die Empfängerliste eine Einwilligung bzw. Zustimmung bezüglich Datenverarbeitung einholen.

Der Interessent muss unter anderem zustimmen, dass:

  1. er Informationen und Werbung per E-Mail erhalten möchte.
  2. seine persönlichen Daten unter anderem für Personalisierung in E-Mails genutzt werden.
  3. die Interaktionen mit jeder E-Mail aufgezeichnet werden, das umfasst insbesondere die Öffnung einer E-Mail und Klicks auf die enthaltenen Links.
  4. die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.

Das Anmeldeformular muss eine ausformulierte Datenschutzerklärung mit mindestens den oben aufgeführten Punkten enthalten und mit einem Häkchen akzeptiert werden, damit eine Eintragung in die Empfängerliste möglich ist.

Ebenso sollte man in der Software optimalerweise die Einwilligung für jeden Abonnenten speichern, damit man jederzeit nachweisen kann, dass eine Einwilligung erteilt wurde.

Hat man diese Einwilligung nicht, sollte man niemals einen Interessenten in die Empfängerliste aufnehmen, denn dann kann der E-Mail-Empfänger jederzeit eben diese Anmeldung infrage stellen und seine Rechte durchsetzen.

Double-Opt-In-Verfahren

Meldet sich ein Interessent zu einem Newsletter an, muss dieser nach der Eintragung zunächst eine E-Mail bekommen, wo ein Bestätigungs-Link enthalten ist. Erst wenn der Interessent diesen Link anklickt, kann der neue Abonnent aktiviert werden.

In der Bestätigungs-E-Mail sollte keinerlei Werbung zu finden sein. Nur eine kurze Erklärung und der Bestätigungs-Link sind in dieser E-Mail enthalten.

Sollte ein Interessent die Bestätigung nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchführen, müssen die Daten zu diesem Interessenten aus der Datenbank gelöscht und der Interessent damit „vergessen“ werden.

Man sollte heute keinesfalls eine Software verwenden, die auf Single-Opt-In setzt, wobei der Interessent nichts bestätigen muss und direkt nach der Eintragung aktiviert wird und daraufhin Newsletter und Werbemails erhalten kann.

Bei Single-Opt-In kann man sich sehr leicht die Finger verbrennen!

Technik und Zustellbarkeit

Hat man einen Interessenten einmal auf der Empfängerliste, muss man eine Garantie haben, dass möglichst viele verschickte E-Mails das E-Mail-Postfach erreichen. Das Problem ist, dass es zunehmend ein großes Problem mit Spam-E-Mails gibt.

Dadurch wird die Zustellbarkeit für jeden legitimen Newsletter-Versender immer schwieriger. Alleine aus diesem Grund sollte man beispielsweise immer einen Service für den Versand nutzen und keine eigene Software.

Wenn man beispielsweise eine Software auf seinem PC installiert und über diese einen Newsletter an eine große Interessenten-Liste verschickt, werden viele E-Mails niemals am Ziel ankommen.

Das habe ich bereits selber ausprobiert, als ich mit E-Mail-Marketing angefangen habe und es damals noch keine guten Services dafür gab und man seine Newsletter mit einer lokal installierten Software verschickte.

Man kann beispielsweise Newsletter an kleine Listen mit Thunderbird verschicken. Das ist jedoch nicht immer sinnvoll oder gar empfehlenswert.

Heute sollte man seine Massenmails mit hoch-optimierten Mailservern versenden, damit man möglichst viele seine E-Mails in die Postfächer der Empfänger kriegt.

Außerdem sollte man jede E-Mail vor dem Versand auf Spambegriffe prüfen, dafür empfehle ich den kostenlosen Service: mail-tester.com

E-Mail Spam-Check Ergebnis
© mail-tester.com / E-Mail Spam-Check Ergebnis

Der technische Teil sollte absolut perfekt funktionieren, damit man erfolgreich Massenmails versenden kann. Dies sollte man bei der Auswahl der besten Newsletter-Software beachten.

Ausführliche Statistiken

Die Newsletter-Software sollte uns möglichst sehr ausführliche Statistiken zur Verfügung stellen, damit wir unser E-Mail-Marketing verbessern können – und das fortlaufend, mit jedem E-Mail-Versand.

Ich habe Newsletter-Software getestet, diese sagte mir nur, an wie viele Empfänger der Newsletter versandt wurde – und das war es auch schon!

Aber was ist mit den anderen wichtigen Kennzahlen:

  • wie viele Rückläufer (Bounces) hatte der Versand?
  • wie viele Austragungen verursachte der Newsletter?
  • wie viele Öffnungen und Klicks gab es?
  • auf welchen Geräten wurde die E-Mail gelesen?
  • zu welcher Zeit wurden die meisten Öffnungen verzeichnet?

Wir wollen nicht nur wissen, wie viele Empfänger unseren Newsletter erhalten haben, sondern wir wollen noch viel mehr wissen – sehr viel mehr!

Hier ist ein gutes Beispiel für eine sehr ausführliche E-Mail-Statistik:

CleverReach E-Mail-Statistiken
© CleverReach.com / E-Mail-Statistiken

Einfach traumhaft, hier hat CleverReach alles richtig gemacht.

Haben wir die wichtigen Zahlen nicht in der Hand, zum Beispiel die Anzahl der Öffnungen und Klicks oder die Anzahl der Austragungen, wie sollen wir denn sonst wissen, wie wir unsere zukünftigen E-Mails verbessern können?

In die Glaskugel zu schauen, hilft sicherlich nicht.

Achten Sie darauf, dass Ihnen die Newsletter-Software möglichst ausführliche Statistiken zu jedem E-Mail-Versand zur Verfügung stellt.

Listenhygiene und Rückläufer-Handling

Der letzte wichtige Punkt betrifft die Listenhygiene bzw. die kontinuierliche Säuberung der E-Mail-Liste. Eine gute Newsletter-Software hat Mechanismen eingebaut, die dafür sorgen, dass alle Listen regelmäßig gereinigt werden.

Wenn beispielsweise eine E-Mail-Adresse nicht mehr existiert, muss diese gelöscht werden, denn wenn man weiterhin an eine tote E-Mail-Adresse E-Mails versendet, werden die Mailserver den Versand in die Kategorie Spam einordnen.

Und das wollen wir nicht.

Außerdem sollte die Software alle Rückläufer beobachten. Ein Rückläufer entsteht, wenn man eine E-Mail an einen Empfänger versendet und es ein Problem bei der Zustellung gab.

Eine E-Mail-Adresse kann gelöscht worden sein, das Postfach ist voll, oder der Zielmailserver, der die E-Mail entgegennehmen soll, ist derzeit nicht erreichbar.

Alle diese Szenarien und mehr muss eine gute Newsletter-Software richtig interpretieren und einen Empfänger, der zu häufig für „Probleme“ sorgt, irgendwann einfach deaktivieren oder löschen.

Eine saubere und aktive Empfängerliste ist die erste Voraussetzung für professionelles E-Mail-Marketing.

Fazit

Eine gute Newsletter-Software berücksichtigt mindestens alle oben aufgeführten Punkte. Besonders sollte diese den Datenschutz sehr ernst nehmen, spätestens nach dem Inkrafttreten der DSGVO.

Auch müssen die Formulare in jedem Fall eine Einwilligung vom Interessenten einholen, der den Newsletter abonnieren will. Diese Einwilligung sollte man idealerweise direkt mit dem Formular-Editor der Newsletter-Software einrichten können.

Auch die Technik und insbesondere das Double-Opt-In-Verfahren müssen bei der Software korrekt konfiguriert sein und einwandfrei funktionieren.

Und natürlich sollte man zumindest Hilfe von der Software bekommen, um die Empfängerlisten sauber zu halten. Im besten Fall erledigt diesen Job die Software vollautomatisch für uns.

Sind alle Auswahlkriterien erfüllt, stehen die Chancen gut, dass man die beste oder zumindest eine gute Newsletter-Software gefunden hat, mit der man sorgenfrei und effektiv arbeiten kann.

Vitali Lutz

Über Vitali Lutz

Vitali Lutz ist seit 2007 Internet-Marketer aus Leidenschaft. Bis heute beschäftigt er sich mit Kundenakquise durch automatisierte Prozesse und E-Mail-Marketing und hat jahrelange Erfahrungen beim Administrieren von Mailservern auf Linux-Systemen.

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